Advieswijzer Werkkostenregeling 2022
Voor 1 april vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over 2021 plaats. Weet jij welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? En weet je tot welk bedrag je mag gaan? En wat gebeurt er als je het maximale bedrag overschrijdt? Je vindt de antwoorden en meer in deze praktische advieswijzer.
De regels op een rij
Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat je aan je medewerker verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die je medewerker voorschiet voor zaken die:
- tot het vermogen van je bedrijf horen (je medewerker tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
- specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (je medewerker koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en jij vergoedt deze kosten).
Ook verstrekkingen waarvoor je medewerker een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit je eigen bedrijf, voor zover je medewerkers hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.
Let op: Sinds begin 2020 is niet langer de consumentenprijs, maar de gebruikelijke verkoopwaarde inclusief btw bepalend voor de bijtelling. Meestal zal deze prijs niet erg veel afwijken van de prijs in vorige jaren, maar zorg dat je het dossier op orde hebt en dat je vanaf 2020 in beeld hebt wat de normale verkoopwaarde is.
Voor het toepassen van de WKR is het wel nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt wat je medewerkers gehad hebben en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.
Binnen de WKR mag je in 2021, net als in 2020, 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je medewerkers.
Let op Met ingang van 2022 is het percentage over de eerste € 400.000 weer lager, namelijk 1,7. Voor zover de loonsom hoger is, blijft 1,18% van toepassing.
Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je wel loonbelasting, in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die jij draagt en dus niet je werknemers.
Vanwege corona is de vrije ruimte in 2020 en 2021 3% over de eerste € 400.000 van het fiscaal loon. Is je loonsom gelijk gebleven? Dan heb je in 2021 maximaal € 7.200 meer ruimte dan normaal. Met ingang van 2022 is deze extra ruimte er niet meer.
Tip Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.
Let op Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de medewerker geen eigen bijdrage uit bruto loon betaalt, bijvoorbeeld met gebruikmaking van een cafetariaregeling. Je mag de medewerker wel laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.
Lees ook ons artikel Gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen: hoe zit het precies?
Tip Geef je de medewerker een voordeel in de vrije ruimte en betaalt de medewerker hier een eigen bijdrage voor? Dan hoef je alleen het voordeel minus de eigen bijdrage als voordeel aan te merken. Let daarbij op: het voordeel kan niet negatief zijn. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de medewerker betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.
In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van je medewerkers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan je medewerker en je kunt niet meer op je keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.
Tip De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij je medewerkers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit je administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst.
Tip De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je jouw medewerker een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kun je onbelast maar € 0,19 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kun je bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.
Let op Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kun je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak en de dienstwoning altijd tot het loon van de medewerker.
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat je medewerker deze belastingvrij van jou krijgt en dat jij de belasting via de eindheffing voor je rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van je medewerkers voor jouw rekening te nemen.
Tip Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per medewerker per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad van november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt aannemelijk kan maken met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met een soortgelijk loon.
Let op De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. De Belastingdienst acht het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terechtkomt.
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
De ‘werkplek’ is de plaats waar de medewerker arbeid verricht en waarop voor de werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van een van de medewerkers is uitgezonderd. Dit wordt niet aangemerkt als werkplek, behalve voor de arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de eigen woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wél weer gelden als werkplek.
Let op Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek in de eigen woning van een medewerker niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kunt dan wel gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en dergelijke en de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) mag je belastingvrij verstrekken. Je moet dan wel de omvang van het zakelijke gebruik kunnen bewijzen! Bovendien kun je per 2022 gebruikmaken van een nieuwe gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2 per thuiswerkdag. Let er dan wel op dat deze niet tegelijk met reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer mag worden gegeven. Lees ook ons artikel Handreiking gerichte vrijstelling thuiswerkkosten.
Is sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen.
Let op Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een medewerker die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2022 € 5,75 en in 2021: € 5,70 per dag), maaltijden op de werkplek (2022: net als in 2021 € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).
Let op In de aangifte WKR over 2021 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen! De verhoging van de vrije ruimte naar 3% over de eerste € 400.0000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar één keer! Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen.
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2021 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2022, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2022 moet worden ingediend en afgedragen.
Let op Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte in maart van het volgende jaar, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit je administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer, de marktwaarde dus (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn. Vaak zal je administratie exclusief btw geboekt worden. Ga je van de inkoopprijs uit? Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.
Tip Over het toevoegen van de btw kun je in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat je een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.
Tot slot
De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij kijken graag met je mee.