Lokale overheid | Rechtmatigheidsverantwoording: invoering in 2022?
Het college en het dagelijks bestuur waren altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente of gemeenschappelijke regeling. Maar na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 neemt het college en het dagelijks bestuur heel expliciet de verantwoordelijkheid hiervoor.
Zij legt over het rechtmatig handelen verantwoording af in de jaarrekening aan de gemeenteraad. De veelgehoorde term ‘het moest van de accountant’ zal hiermee hopelijk tot het verleden behoren. De kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor weer extra aandacht, maar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording biedt ook een kans om de kwaliteit van de interne beheersing te versterken.
Wetswijziging
Door de complexiteit van de verantwoording en de coronacrisis heeft het Ministerie van BZK aangegeven dat de invoering pas in 2022 zal worden doorgevoerd. De wijziging van de gemeentewet, met daarin de verplichting tot het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording, is geagendeerd tezamen met de wijziging van de gemeentewet inzake de afschaffing van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van de rekenkamers.
Pas na de wetswijziging is het mogelijk verdere stappen te ondernemen om de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol aan te passen en opnieuw te laten vast stellen. Op dit moment staat de wetswijziging gepland voor week 14, de week van 4 april 2022.
2021: een pilot jaar
In 2021 hebben we met al onze klanten intensief samengewerkt om alles in gereedheid te brengen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Interne controleplannen zijn op de processen van de gemeente/GR en de controle van Stolwijk Kelderman afgestemd. De omvang van steekproeven is in overleg bepaald. Diverse gemeenten en GR’en hebben een software applicatie aangeschaft voor het systematisch registreren van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle (VIC). Auditfuncties zijn opnieuw ingevuld. Bij de interimcontrole hebben we een vergelijking gemaakt tussen onze toetspunten en de toetspunten uit de verbijzonderde interne controle. Samen hebben we grote stappen gezet.
Normenkader jaarlijks opnieuw vaststellen
De commissie BBV heeft recent een vraag & antwoord gepubliceerd die voor jou van belang kan zijn. Zij heeft daarin expliciet aangegeven dat het normenkader actueel gehouden moet worden en jaarlijks aangepast moet worden aan de nieuwe wet- en regelgeving. De regel dat het normenkader daarom slechts ter kennisgeving aan de raad kan worden gezonden is daarmee geschrapt in de kadernota rechtmatigheid 2022. Het gevolg is dat het normenkader jaarlijks daadwerkelijk vastgesteld moet worden door de raad.
Verder op weg naar een in control statement?
We hebben voor 2021 en 2022 geadviseerd de VIC te beperken tot het minimaal noodzakelijke. Laten we eerst met elkaar zorg dragen voor een werkend systeem, alvorens over te gaan op de bredere ‘Intern Control Statement’. Met een Intern Control Statement verklaren het bestuur en management dat alle interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn, dat de gehele bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen en er geen grote onverwachte verrassingen optreden. Het gaat dan ook om borging van een diversiteit aan processen én om de competenties van de medewerkers. Dit is dus breder dan ‘we hebben de financiën en de rechtmatigheid onder controle’.