Verzuim: schep duidelijkheid met verzuimprotocol
Verzuim kost organisaties elk jaar veel geld en energie. Maar verzuimbeleid draait om meer dan cijfers: het gaat ook om het welzijn van je medewerkers, de sfeer op de werkvloer en de algehele productiviteit. Het liefst wil je arbeidsongeschiktheid vóór zijn, maar als het er dan toch is, werk dan samen met de medewerker aan effectief herstel. Onder andere met een duidelijk verzuimprotocol. Hier een aantal tips over wat je daarin kunt opnemen.
In Nederland is er de Wet verbetering poortwachter om zowel werkgevers als medewerkers actief te betrekken bij het re-integratieproces na ziekte. De wet is gericht op de eerste twee ziektejaren van een medewerker en op het gezamenlijk adequaat aanpakken van verzuim en het zoveel mogelijk beperken van langdurige uitval.
Het verzuimbeleid van jouw organisatie moet aan de Wet verbetering poortwachter voldoen. Is dit niet het geval, dan kan dit sancties met zich meebrengen. Er is echter nog een veel belangrijkere reden om te zorgen voor goed verzuimbeleid: door verzuim en arbeidsongeschiktheid effectief aan te pakken (en beter nog: voor te zijn), zorg je voor een positief werkklimaat en voorkom je hoge kosten.
Meer over de Wet verbetering poortwachter en de to do’s in de eerste twee ziektejaren van een medewerker vind je in dit artikel over de Wet verbetering poortwachter.
Verzuimprotocol: leidraad voor jouw verzuimbeleid
De Wet verbetering poortwachter bepaalt onder andere dat je een verzuimprotocol moet hebben. Daarin geef je aan wat een medewerker en jij als werkgever binnen welk tijdsbestek moeten doen in geval van een ziekmelding.
Onderdelen van een verzuimprotocol
Je kunt zelf logischerwijze al veel punten voor het verzuimprotocol bedenken, maar de Wet verbetering poortwachter stelt ook een aantal kwaliteitseisen. Zo moet er in een verzuimprotocol onder andere staan:
Op welke dag, vóór welk tijdstip, hoe (bijvoorbeeld telefonisch) en bij wie moet een medewerker zich ziekmelden?
Ga bij voorkeur voor telefonische melding ’s ochtends op de eerste ziektedag. Immers:
- Hoe eerder je iets weet, des te sneller eventuele actie mogelijk is
- Telefonisch melden werkt drempelverhogend voor een medewerker die niet echt ziek is
Geef in je verzuimprotocol duidelijk aan welke informatie een medewerker bij een ziekmelding moet verstrekken. Bijvoorbeeld:
- Verwachte afwezigheidsduur
- Of de medewerker nog deels kan werken (en wat dan wel) of helemaal niet
- Of je als werkgever kunt helpen en waarmee (bijv. over te nemen taken)
- Adres/telefoonnummer waarop de medewerker bereikbaar is
- Of het een vangnetsituatie* is (arbeidsongeschiktheid door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie)
- Of de medewerker arbeidsongeschikt is door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is
Na de ziekmelding geef je de informatie door aan de bedrijfsarts of arbodienst. Dit moet wettelijk gezien binnen één week na de eerste ziektedag. En belangrijk: houd je aan de privacyregels.
*Let op: Bij een vangnetsituatie mag je als werkgever niet vragen naar specifieke omstandigheden. En vertelt de medewerker hier uitzichzelf over, dan mag je hiervan niets vastleggen.
Vermeld in je verzuimprotocol dat een medewerker zich niet mag ziekmelden vanwege een arbeidsconflict. In geval van een arbeidsconflict kun je arbeidsconflictenverlof verstrekken: een periode van vaak maximaal 3 werkdagen, waarin een medewerker afstand van de situatie kan nemen en samen met de leidinggevende tot een oplossing kan komen.
Meldt een medewerker zich desondanks toch ziek terwijl hij niet ziek is? Dan kun je de melding omzetten in een ’time-out’ en mediation starten volgens de richtlijnen van de Stichting Expertisecentrum Participatie (STECR). Ook kun je de arbodienst inschakelen.
Geef aan dat een ziekgemelde medewerker telefonisch bereikbaar moet zijn voor jou en de arbodienst of bedrijfsarts en beschikbaar moet zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst/bedrijfsarts. Eventuele wijzigingen in contactgegevens of verblijfplaats moet een zieke medewerker binnen 24 uur doorgeven.
- Periode (bijvoorbeeld de eerste acht weken van het verzuim)
- Tijdvak (bijvoorbeeld tussen 10:00 en 12:00 uur)
Stel hiervan ook de arbodienst en/of bedrijfsarts op de hoogte, want als die na twee pogingen telefonisch geen gehoor heeft gekregen, brengt hij jou kosten in rekening.
Noem in een verzuimprotocol ook dat jouw zieke medewerker verplicht is om de arbodienst de nodige (medische) informatie te geven. Let wel: deze informatie is alleen voor de arbodienst en niet voor jou. Een arbodienst mag alleen de naam van jouw medewerker en de verwachte hersteldatum met je delen. En geen enkele andere organisatie ontvangt enige informatie zonder schriftelijke toestemming van de medewerker.
Een zieke medewerker kan een oproep krijgen voor het spreekuur van de arbodienst. Vermeld duidelijk in het verzuimprotocol, dat de medewerker zich bij verhindering tijdig moet afmelden (op werkdagen uiterlijk 24 uur van tevoren). Meldt een zieke medewerker zich te laat af, dan brengt de arbodienst de uren en eventuele gemaakte kosten namelijk bij jou in rekening.
Verplicht onderdeel van jouw verzuimbeleid volgens de Wet verbetering poortwachter is een re-integratiedossier. Houd dit dus goed bij. De arbodienst kan je hierbij helpen, maar jij als werkgever bent zelf eindverantwoordelijk.
Het re-integratiedossier heb je ook nodig als een medewerker na twee jaar nog steeds ziek is en je een WIA-uitkering voor hem wilt aanvragen.
Wees in je verzuimprotocol verder duidelijk over wettelijke regelingen voor loondoorbetaling bij ziekte, hoe je omgaat met privacy van de medewerker en consequenties die je hanteert als een medewerker zich niet houdt aan het verzuimprotocol.
Meer weten?
Heb je een vraag? Hulp nodig bij het opstellen van een helder verzuimprotocol of het versterken van jouw verzuimbeleid? Wil je slag maken naar een focus of verzuimpreventie? Onze Preventie & Verzuim-experts maar ook de specialisten van onze gecertificeerde arbodienst denken graag met je mee. Bel of mail ons.