Zo gebruik je de 128/214 dagenregeling voor vaste reiskostenvergoeding
De vrijgestelde reiskostenvergoeding voor eigen vervoer is voor 2023 verhoogd naar € 0,21 per kilometer. Voor 2024 wordt dit € 0,22 per kilometer. Als werkgever mag je alleen nog reiskosten vergoeden voor de dagen dat je medewerkers ook echt naar een vaste werkplek reizen. Dit kun je doen op basis van werkelijk gemaakte kilometers, maar ook met een vaste vergoeding. Voor die laatste gebruik je de 128/214 dagenregeling. Hoe werkt dat?
Waarom je een vaste reiskostenvergoeding zou geven in plaats van een verrekening op basis van werkelijk gemaakte kilometers?
- Dit scheelt jou als werkgever administratieve lasten.
- Je hoeft geen correctie door te voeren als een medewerker incidenteel thuiswerkt, ziek is of met verlof gaat.
De wettelijke regeling zegt dat je een medewerker die in een kalenderjaar op minstens 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vaste vergoeding mag geven voor 214 dagen. Dit geldt wanneer de medewerker vijf dagen per week reist. Voor wie minder reist, moet je de vergoeding naar rato berekenen. Als vaste werkplek wordt gezien elk adres dat de medewerker in het kalenderjaar meer dan 40 keer bezoekt.
Voorbeeld
Je medewerker reist drie dagen per week naar kantoor. Hij heeft geen auto van de zaak. De enkele reisafstand woon-werk is 25 kilometer. Om de 128/214 dagenregeling toe te mogen passen, moet je medewerker minstens 77 dagen van het kalenderjaar (wat 3/5 van 128 dagen is) naar de vaste werkplek reizen. Je mag de medewerker dan in 2023 een maximale vaste reiskostenvergoeding van (3/5) * 214 dagen * € 0,21 * 50 kilometer = € 1.348,20 per jaar betalen. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 112,35.
Niet in combinatie met auto/fiets/ov van de zaak
De mogelijkheid voor een onbelaste reiskostenvergoeding geldt niet op dagen dat je medewerker een auto of fiets van de zaak of een door de werkgever betaald OV-abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.
Niet tegelijkertijd reis- én thuiswerkvergoeding
Voor dagen waarop je een medewerker een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaalt, kun je niet ook nog een thuiswerkvergoeding geven. Je kunt per dag namelijk maar één type onbelaste vergoeding toepassen.
Werkt een medewerker dus bijvoorbeeld ’s ochtends thuis en ’s middags op kantoor, dan moet je kiezen. Werkt een medewerker echter ’s ochtends thuis en bezoekt hij ’s middags een klant, dan mag je naast de thuiswerkvergoeding wel die kilometers van de middag op declaratiebasis als onbelaste reiskostenvergoeding betalen. Tenzij de medewerker het adres van deze klant meer dan 40 keer per jaar bezoekt en het adres daarmee een vaste werkplek is geworden.
Tip!
Wil je je medewerker zoveel mogelijk onbelast betalen? Kies dan, in geval van een retour-reisafstand van meer dan 10 kilometer, voor de reiskostenvergoeding. In 2023 betaal je bij een reiskostenvergoeding voor 11 kilometer namelijk netto € 2,31, terwijl de onbelaste thuiswerkvergoeding per dag maximaal € 2,15 bedraagt.