Blog: E-HRM: meer ruimte, andere taken
Met de opkomst van digitale systemen en tools kun je veel administratieve en uitvoerende taken automatiseren. Dit betekent dat er ruimte ontstaat, maar er ontstaan ook nieuwe taken.
E-HRM wordt een steeds groter onderdeel van het HR-vakgebied. Een logisch gevolg is dat de vraag naar kennis over de verschillende applicaties en processen dan ook steeds groter wordt. Voor het inrichten en implementeren van een systeem huren organisaties vaak een consultant in, een externe kracht met veel kennis van het systeem en de mogelijkheden. Maar eerlijk is eerlijk, als je het systeem eenmaal draaiende hebt, heb je geen zin om voor iedere wijziging of aanpassing een consultant te moeten bellen. Je wilt het bijhouden en het beheer in je eigen organisatie beleggen. Maar bij wie?
Andere kennis en vaardigheden
Dat is een goede vraag! Deze persoon wordt namelijk de schakel tussen de medewerkers, het HR-team, het management en ook de leverancier van het pakket. Je bent dus op zoek naar iemand met een bijzondere combinatie van kennis en vaardigheden:
Techniek
Een functioneel beheerder (de persoon binnen jouw organisatie die het eerste aanspreekpunt is voor alle vragen over het systeem) begrijpt hoe verschillende applicaties opgebouwd zijn en hoe de eventuele koppelingen met andere systemen werken. Hij of zij moet dus gevoel bij techniek hebben en begrijpen dat als je A aanpast, dit ook gevolgen kan hebben voor B en C.
Aanspreekpunt en helpdesk
Deze persoon is dé contactpersoon voor vragen omtrent de systemen. Denk aan vragen zoals “Ik kan niet inloggen. Klopt mijn verlofstand wel? Waar vind ik mijn functiebeschrijving?” Ook managers en leidinggevende kloppen bij deze persoon aan met al hun vragen. Een groot probleemoplossend vermogen en het over kunnen brengen van kennis zijn dan ook twee onmisbare eigenschappen van je functioneel beheerder.
HR-proces specialist
Binnen je HR-team is deze medewerker degene met het meeste inzicht in de processen en kan daar ook over adviseren, eventueel in overleg met de implementatie partner. Wanneer er meer verantwoordelijkheden bij managers neergelegd moeten worden, denkt hij of zij mee over hoe dit binnen de verschillende systemen ingericht kan worden. Procesmatig denken is een must.
In veel organisaties zal deze taak geen fulltime job zijn of worden, dat is geen probleem. Het is wél belangrijk dat je, wanneer je de stap naar een meer digitale omgeving gaat maken, bovenstaande verantwoordelijkheden bespreekt met je team en toewijst. Want alleen met een goed functioneel beheer van je systeem, is implementatie en gebruik van een nieuwe (HR-)applicatie een feest!
Kennisdossier e-HRM
E-HRM staat aan de basis van een geoliede organisatie. Wil je meer weten over hoe e-HRM jouw werk gemakkelijker kan maken? In ons e-HRM kennisdossier lees je meer over de mogelijkheden en vind je webinars, tutorals en klantcases over verschillende onderwerpen binnen e-HRM.
Meer informatie
Wil je meer weten over wat digitalisering voor jouw organisatie kan brengen? Welk systeem het beste bij je past of zoek je hulp bij het zorgen voor een goed functioneel beheer? Bel of mail me, ik denk graag met je mee.
Groeten,
Melanie Wesdorp
m.wesdorp@vitaconluteijn.nl
06 1236 4270