Blog: Je eerste stap naar digitale personeelsdossiers
Je loopt je kantoor binnen en ziet ze wéér staan: de grote archiefkasten met personeelsdossiers. Je weet dat je er iets mee moet, maar ja… waar moet je beginnen? Laat me je daarbij helpen.
Waarom zou je al die fysieke mappen met personeelsdossiers gaan digitaliseren? Goede vraag waar ik maar één antwoord op kan geven: de voordelen zijn enorm. Het inscannen van je personeelsdossiers is de basis voor het échte digitaliseren en dat levert je flink wat voordelen op:
- Je geeft je medewerkers eenvoudig toegang tot documenten die voor hen belangrijk zijn, je geeft dus transparantie.
- Je bent niet meer gebonden aan je kantoor, je hebt bestanden altijd bij de hand en dat maakt je locatieonafhankelijk.
- Je kunt de toegang eenvoudig beheren: wie mag welke stukken inzien. De gegevens van je collega’s zijn dus beveiligd.
- Het is eenvoudiger om de bewaartermijnen binnen de AVG te hanteren.
Maak een begin
Het digitaliseren van de bestaande documenten is nogal een klus. Het zijn vaak uitgebreide dossiers en bij een toenemend aantal medewerkers neemt de hoeveelheid mappen al snel toe.
Als je dossiers goed op orde zijn, kan je ze in principe 1-op-1 overzetten. Omdat het nogal een arbeidsintensieve klus is, zou ik kiezen om prioriteit te geven aan het uploaden van de volgende documenten:
- Arbeidsovereenkomsten en andere contractuele vastleggingen.
- Loonheffingsverklaring en kopie ID
- Documenten die je in de dagelijkse praktijk nodig hebt om je functie uit te kunnen voeren, zoals functieomschrijvingen en functioneringsverslagen.
Aandachtspunten bij het uploaden
Er zijn hartstikke mooie digitale oplossingen om je documentstromen te digitaliseren, maar toch blijf je papieren documenten houden die in het digitale dossier moeten komen. Dat wordt dus inscannen en opslaan. Ik geef je graag een paar tips als je hiermee aan de slag gaat:
- Bij het scannen zal de scanner waarschijnlijk standaard een bestandsnaam als ‘scan20201126’ meegeven. Pas deze naam direct aan naar een voor jou (en je collega’s) logische naam. Kies voor een bestandnaam met bijvoorbeeld het personeelsnummer van de medewerker en het type document. Bijvoorbeeld “548-AOK1” of “697-ID”. Zo kun je in de toekomst documenten makkelijker terugvinden.
- Denk aan de instellingen van de scanner zelf: scan het liefst in kleur naar een PDF/A bestand, met een minimale resolutie van 200DPI. PDF/A is de meest beveiligde vorm van PDF.
- Let op waar de scanner de bestanden opslaat: je hebt te maken met vertrouwelijke persoonsinformatie, dus zorg dat deze niet op de schijf komen te staan die voor het hele bedrijf toegankelijk is.
Wat doe je met de fysieke dossiers?
Als je zorgt voor een goede en juiste beveiliging van digitale dossiers, dan mag je de papieren dossiers vernietigen. Let wel op dat je de dossiers écht vernietigt en niet in een doos bij het oud papier aan de kant van de weg zet.
Ook als de fysieke dossiers helemaal gedigitaliseerd zijn, kun je er toch voor kiezen om de papieren documenten (al dan niet extern) op te slaan voor de duur van de wettelijke bewaarplicht. Veel organisaties doen dit. Ik zie geen probleem in het behouden van de fysieke dossiers, mits deze op orde zijn en voldoen aan AVG-richtlijnen. Wil je de fysieke dossiers behouden, sla ze dan op in een archief en plan twee keer per jaar voor een middagje ‘dossiers opschonen’ in.
Als laatste tip
Als je aan de slag gaat met je personeelsdossiers, duik dan ook eens in de mailboxen: kopie ID-bewijzen, CV’s en andere persoonlijke documenten die in het verleden verstuurd of ontvangen zijn. De ervaring leert dat daar meer persoonsgegevens in zitten dan je lief is…
De volgende stap
Het inscannen en digitaal maken van je fysieke dossiers is een mooie stap. Wil je écht digitaliseren en voorkomen dat je in de toekomst blijft scannen en opslaan? Dan is een E-HRM-systeem een juiste volgende stap. Hiermee creëer en plaats je nieuwe documenten volledig geautomatiseerd (zonder dat je weer moet printen, scannen en opslaan). E-HRM klinkt misschien zwaar, maar dat hoeft het helemaal niet te zijn. Binnenkort volgt er een blog van mijn collega Leonie hierover, houd onze website dus in de gaten.
Ben je nieuwsgierig geworden? Ik wil je graag, volledig vrijblijvend, informeren over wat E-HRM voor jouw bedrijf kan doen. Bel of mail me gerust!
Groeten,
Melanie Wesdorp
m.wesdorp@vitaconluteijn.nl
06 1236 4270