Werkkostenregeling: voorkom onverwachte belasting!
Met ingang van 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers. De WKR betekent niet alleen een andere fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel, maar ook andere administratieve verplichtingen. Niet voldoen aan deze verplichtingen kan leiden tot onverwachte belastinggevolgen. Zorg daarom dat uw administratie WKR-bestendig is!
Vrije ruimte
Binnen de WKR kunt u vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom. Daarboven vindt belastingheffing plaats tegen een eindheffingstarief van 80%.
Niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden individueel belast bij uw werknemers. De te betalen belasting is afhankelijk van de hoogte van het loon van de werknemer en bedraagt 36,5%, 42% of 52%. Als u deze belasting echter niet door uw werknemers laat betalen of op hen verhaalt, moet u de bedragen bruteren en betaalt u een veel hoger tarief van respectievelijk 57,4%, 72,4% of 108,3%.
Aanwijzen in de vrije ruimte
Om te voorkomen dat u vergoedingen en verstrekkingen individueel moet belasten bij uw werknemers, moet u deze vergoedingen en verstrekkingen voordat u de vergoeding of verstrekking geeft, aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Hoe u dit moet doen is niet wettelijk voorgeschreven. Wel duidelijk is dat u geconfronteerd kunt worden met belastingheffing tot 108,30% als u niet aanwijst!
Let op: U moet ook de gerichte vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Doet u dit niet, dan loopt u het risico om in plaats van geen belasting, tot 108,30% te moeten betalen.
Administratieve verwerking
Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel kan bijvoorbeeld blijken uit de CAO, een personeelsreglement, een arbeidsovereenkomst of anderszins. De manier van aanwijzen is niet wettelijk voorgeschreven. De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat sprake is van een aanwijzing in de vrije ruimte als u een vergoeding of verstrekking niet individueel heeft belast bij uw werknemer.
Let op :Dit geldt niet als de Belastingdienst meent dat u door een vergissing de vergoeding of verstrekking niet individueel heeft belast of als niet voldaan wordt aan het gebruikelijkheidscriterium.
Aan het eind van het jaar moet uit uw administratie blijken welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte.
Tip:
Zorg dat uw administratie WKR-bestendig is. De wijze van verwerking is wettelijk niet voorgeschreven. Dat kan in uw financiële administratie, maar ook bijvoorbeeld in een apart Excelbestand. Niet verwerken is geen optie. De kans bestaat dat de Belastingdienst in dat geval de vergoedingen en verstrekkingen, ook als sprake is van een gerichte vrijstelling, individueel belast bij uw werknemers.